Numerosos estudios han demostrado que el trabajo en remoto aumenta la satisfacción de los empleados, por la posibilidad de conciliar vida familiar y laboral y puede incrementar la productividad hasta en un 20% . Además, reduce costes fijos para el empresario y es más sostenible, porque se reducen las emisiones de gases C02 en el transporte de los empleados al trabajo. Conclusión: El teletrabajo aporta numerosas ventajas, a empresarios, trabajadores y a la sociedad en general.
Sin embargo, debido a la crisis del COVID19 y la necesidad del confinamiento, para reducir los contagios, miles de empresas en España se han visto obligadas a cambiar de un modelo de trabajo presencial a un modelo de trabajo en remoto, de forma improvisada, sin estar preparadas, lo que está generando algunos problemas de adaptación.
Next-Step Consultores,, como otras empresas tecnológicas, nació ya con la premisa del trabajo en remoto. En Next-Step todos los empleados teletrabajamos y tenemos horario flexible, lo que nos permite conciliar perfectamente el trabajo con la vida familiar. Nuestro rendimiento se mide por el cumplimiento de objetivos, la finalización exitosa de los proyectos y la satisfacción de los clientes. Por eso queremos compartir nuestra experiencia de muchos años con toda la plantilla teletrabajando y desarrollando los proyectos con éxito, contaros cuáles han sido las claves y las herramientas tecnológicas que lo han permitido.
Las 9 claves para que el teletrabajo sea un éxito:
Hay una serie de requisitos imprescindibles para que el trabajo en remoto sea un éxito:
- Los responsables deben supervisar y definir unos objetivos claros: El responsable directo debe de establecer unos objetivos claros y medibles y supervisar el teletrabajo. Los trabajadores tienen que tener muy claros el trabajo a desempeñar y los citados objetivos.
- Fomentar la responsabilidad, automotivación y autoexigencia: Hay que concienciar a los empleados que es necesario ser responsable para cumplir los citados objetivos y no perder el tiempo, ni distraerse en el entorno del hogar. Hacen falta importantes dosis de automotivación y autoexigencia.
- Garantizar la comunicación con compañeros y superiores: El trabajador tiene que poder comunicarse cuando sea necesario, con sus compañeros y superiores, a través de todas las herramientas posibles: Teléfono, email, chats, etc.
- Establecer Horarios: Hay que establecer unos horarios y tratar de cumplirlos. Además, salvo que las tareas a desempeñar permitan una total flexibilidad horaria, es aconsejable marcar un horario regular de inicio y fin de la jornada, con sus descansos correspondientes. Lo primero, para coincidir con el horario de otros compañeros y/o clientes. Lo segundo, porque si no se marcan unos horarios claros, es posible que al trabajar desde casa, el trabajador no sepa cuándo parar y al final sienta que está todo el día conectado.
- Hacer pausas para descanso y ejercicio. Además de los descansos para desayunar y comer, se recomienda hacer una pequeña pausa de 10 minutos, cada dos horas delante del ordenador y aprovechar esos pequeños descansos para hacer estiramientos o algo de ejercicio, como dar un pequeño paseo por la casa.
- Crear el área de trabajo adecuado en casa: Hay que crear el área de trabajo en casa: Un lugar tranquilo, privado y silencioso, que permita la concentración. Preferiblemente una habitación exclusiva para este uso (despacho) o habilitar ese espacio dentro de un dormitorio o salón, si hay privacidad. En este despacho o área de trabajo se recomienda:
- Ergonomía y mobiliario adaptado. Es imprescindible contar con mobiliario de trabajo: Una mesa grande y a la altura indicada, una buena silla ergonómica, reposapiés y preferiblemente, teclado y ratón ergonómicos. También es imprescindible regular correctamente la altura de la pantalla del ordenador. Si se trabaja con portátil, mejor en casa elevar la pantalla y conectar con un ratón y teclado de sobremesa.
- Higiene y orden. Es necesario que el despacho o espacio donde trabajemos esté limpio y ordenado, sobre todo la mesa del ordenador. Especialmente ahora hay que extremar las medidas de higiene, es bueno lavarse las manos con jabón antes de empezar a trabajar y limpiar con regularidad el equipamiento con un líquido desinfectante, sobre todo el teclado, el teléfono y el ratón.
- Buena iluminación. La iluminación es fundamental, si es luz natural, mejor. Si ponemos la mesa cerca de una ventana y además ponemos alguna planta y/o decoración, nos hará mas agradable la estancia.
- 7. Dotar de equipamiento informático y conexión a Internet. Hay que dotar a cada empleado del equipamiento informático necesario y comprobar que tienen una buena conexión a Internet desde casa.
- 8. Recomendable implementar una conexión VPN (red local virtual privada), en la que los usuarios están conectados a través de Internet. Por motivos de seguridad, no se recomienda el acceso abierto a la red de la empresa a través de Internet desde casa. Porque, aunque el acceso está protegido por una contraseña, esta podría ser detectada y hackeada. Sin embargo, la red VPN permite proteger el acceso con una conexión cifrada, mucho más segura.
- 9. Fomentar la buena relación entre compañeros: En estos momentos, debido al estado de Alarma, hay que aislarse. Pero, en términos generales, para el éxito del trabajo en remoto, es necesario que los compañeros de trabajo y superiores se reúnan presencialmente, de forma periódica, para poner en común los proyectos en los que cada uno está inmerso, compartir conocimientos y realizar algún tipo de actividad de ocio, para fomentar las buenas relaciones entre compañeros. En Next-Step nos reunimos todos, al menos una vez al mes, para poner en común experiencias y conocimientos y disfrutar o de una comida o actividad de ocio juntos, lo que genera el buen ambiente de trabajo y compañerismo del que disfrutamos.
Herramientas tecnológicas colaborativas perfectas para Teletrabajo:
MICROSOFT OFFICE 365 Y TEAMS
Desde el inicio, en Next-Step Consultores, apostamos por la tecnología de Microsoft y el trabajo en la nube. La plataforma colaborativa Microsoft Office 365 es una herramienta en la nube, que permite compartir información desde cualquier lugar y dispositivo. Incluye:
- Todas las aplicaciones de Microsoft Office: Word, Excel, Access, Power Point… Además, permite compartir y editar cualquier documento de estas aplicaciones en remoto.
- Email profesional de Outlook, con calendarios compartidos.
- OneDrive, para el almacenamiento de archivos online.
- Microsoft Teams.
Qué es y para qué sirve Microsoft Teams
Microsoft Teams es una aplicación utilizada por miles de empresas en todo el Mundo para el trabajo en remoto, gracias a sus principales funcionalidades para la comunicación: Sirve para realizar llamadas, videoconferencias, chats, etc.
Microsoft Teams es una herramienta clave para el éxito del teletrabajo. Es gratis para las cuentas Office 365 empresariales y educativas. También se puede adquirir fuera del paquete Office, pero con coste de licencia. La buena noticia es que para ayudar a las empresas en la crisis del COVID19, Microsoft ha decidido ofrecer la herramienta Teams totalmente gratis, sin coste de licencias, durante seis meses: Leer aquí la noticia completa
Microsoft Teams tiene una serie de características que la distinguen de otras aplicaciones similares y la hacen perfecta para el trabajo remoto desde casa:
Ventajas de Microsoft Teams:
- Proporciona el entorno perfecto para la interacción y comunicación entre empleados y permite centralizar la información y hacerla accesible, de forma segura. En cuanto a la comunicación, permite:
- Crear y gestionar grupos
- Realizar llamadas y videollamadas directamente desde la herramienta, privadas y grupales
- Compartir la pantalla y todo tipo de documentos y editarlos conjuntamente en tiempo real
- Conectar directamente con Outlook y el calendario para agendar reuniones y llamadas, etc.
Si bien estas funciones se pueden realizar también con otras herramientas del mercado, hay una serie de características y mejoras que hacen de Microsoft Teams la más herramienta más potente:
- Mensajes de estado: Microsoft Teams tiene una funcionalidad muy útil, los mensajes de estado. Cada usuario de la aplicación puede definir un mensaje de cuál es su estado en ese momento: Si estás o no disponible, si estás fuera o de vacaciones, o avisar si estás ocupado, por ejemplo, para que no te molesten. El resto de usuarios podrán ver este estado cuando intenten contactar.
- Videoconferencias, incluyendo la función cambiar el fondo: Microsoft Teams durante las videoconferencias, permite centrar la imagen en el usuario y difuminar o cambiar el fondo. Esta utilidad es perfecta cuando se trabaja desde casa, para evitar que se vea de fondo algo que no queramos enseñar de nuestra casa, o que aparezca, por accidente, algún miembro de nuestra familia.
- Traductor simultáneo: Microsoft Teams permite traducir cualquier mensaje de chat en varios idiomas, pero además ha desarrollado otra funcionalidad nueva para superar las barreras idiomáticas: Cuando los usuarios hablan en una reunión, se pueden añadir subtítulos al instante en tiempo real.
- Turnos para usuarios que no trabajan frente al ordenador (firstline workers): Microsoft Teams permite hacer una programación de turnos de trabajo para empleados que trabajan habitualmente fuera de la oficina (dependientes, reponedores, camioneros, personal sanitario, etc). Los empleados pueden ver sus turnos desde el móvil, intercambiarlos con los compañeros, solicitar vacaciones, permisos y bajas, etc.
- Funcionalidad de Fichar en el trabajo: Si los usuarios forman parte de una programación de Turnos, podrán tener acceso al reloj de fichar. Con esta funcionalidad será posible controlar el tiempo de trabajo para los usuarios remotos y, además, cumplir con los requerimientos legales. El reloj para fichar está disponible en las aplicaciones móviles de Microsoft Teams. Permite iniciar un turno, pararlo al terminar y gestionar tiempos de descanso durante el turno.
- Power App para gestión de crisis: Microsoft Teams se integra perfectamente con PowerApps, la herramienta de Microsoft para crear Apps de forma rápida y sencilla casi sin código. PowerApps tiene una serie de plantillas para crear una APP de gestión de crisis, con las siguientes funcionalidades: Publicar noticias sobre el estado de la crisis, consejos, faqs, geolocalizar a empleados, etc.
- Central de noticias corporativa: Microsoft Teams también se integra perfectamente con Microsoft SharePoint Online, lo que permite insertar en Microsoft Teams un página moderna de Microsoft Sharepoint con la función de noticias.
- Funcionalidad Walkie Talkie: Esta funcionalidad consiste en un botón que el usuario pulsa para hablar e inmediatamente se envía ese audio al destinatario. Además, elimina los ruidos de fondo y funciona con todos los sistemas operativos. Esta utilidad es nueva y de momento sólo está disponible en la APP para móviles
- Identificación de empleados ¿Quién es quién? Microsoft Teams tiene una funcionalidad que ayuda a los usuarios a obtener información sobre otros usuarios compañeros de trabajo, pero a los que no conoce: Quiénes son, cuál es su puesto, quién es su superior y con quién trabajan en equipo, etc.
- Gestión unificada de tareas: En breve se habilitará una nueva funcionalidad para la gestión unificada de tareas de dentro de Microsoft Teams (aunque aún no está disponible). Esto permitirá, por ejemplo, ver todas las tareas pendientes en Office 365, se podrán asignar tareas a usuarios, con fecha de inicio y vencimiento, establecer prioridades, incluir gráficos, horarios, etc..
Herramientas colaborativas perfectas para Teletrabajo: MICROSOFT SHAREPOINT
Sharepoint es la herramienta de Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo. Permite crear sitios web privados y seguros, internos y externos, donde almacenar, organizar, editar y compartir información, desde cualquier lugar y dispositivo. Estas características la convierten en la plataforma perfecta para crear una Intranet corporativa. Puedes ver todas las ventajas y funcionalidades de Sharepoint en nuestro artículo:
Descubre Sharepoint, la plataforma colaborativa perfecta
Otras herramientas para Teletrabajo: Join.me, Skype, Hangouts, Zoom…
Hay otras muchas herramientas de comunicación muy útiles para el teletrabajo:
- Join.me https://www.join.me/es Es una plataforma ideal para impartir formación online, hacer videoconferencias y/o reuniones, sin necesidad de registrarse y que permite compartir todo tipo de documentos y grabar las sesiones. En Next-Step utilizamos esta herramienta para el área de formación, para desarrollar nuestros Webinars y Cursos Online a través de streaming: https://www.next-step.es/formacion-microsoft-power-bi/
- Zoom https://zoom.us/ Es otra plataforma para hacer videoconferencias y/o reuniones, sin necesidad de registrarse y que permite también mensajería instantánea. Se ha hecho muy popular con la crisis del coronovirus, porque es una aplicación que están usando muchos usuarios para hacer videollamadas con familiares y amigos, aprovechando que permite hasta 100 participantes gratis, a diferencia de WhatsApp que permite como máximo cuatro participantes en las videollamadas.
- Skype: https://www.skype.com/es/ Es la APP más famosa para hacer llamadas y videollamadas, enviar mensajes directos y compartir archivos/pantalla con otros usuarios de Skype. Requiere descarga y/o instalación y hay una versión gratuita, la particular y otra empresarial, de pago
- Hangouts:https://hangouts.google.com/ Es la aplicación de mensajería multiplataforma creada por Google, que permite hacer videoconferencias, compartir escritorio y pantalla y sincronizar con toda la G Suite: Google Calendar, Gmail, Youtube… No requiere instalación, porque viene ya incluido en dispositivos con el navegador Chrome. Con el plan Enterprise, permite grabar y almacenar las videollamadas y presentaciones.
- Evernote: https://evernote.com/ Es una herramienta muy útil para que los trabajadores puedan organizarse, creando y almacenando notas, información y tareas. Tiene una versión gratuita, Evernote basic. Te permite tomar notas y capturar y almacenar cualquier información de Internet y compartirla de forma rápida y segura.
- Last Pass: https://www.lastpass.com/ Por último, mencionar una herramienta gratuita muy útil para almacenar las contraseñas y poder recuperarlas y compartirlas con terceros, sin enseñarlas de forma explícita. Es importante porque cuando utilizamos muchas herramientas online para el teletrabajo, por seguridad, deben ser distintas y cuesta recordarlas todas. Y puede ser necesario compartirlas con algún compañero para que acceda a nuestras cuentas, en caso de estar de vacaciones o de baja, por ejemplo.
Next-Step somos Microsoft Partner y expertos en Herramientas para Teletrabajo
Next-Step somos partner certificado de Microsoft y expertos en las tecnologías: Microsoft Azure, Office 365, Teams, Sharepoint, Power Platform y Power BI. Si necesitas ayuda para crear un entorno de trabajo remoto, eficaz y seguro, Contáctanos y te asesoraremos encantados