Descubre SharePoint: La plataforma colaborativa perfecta para crear tu Intranet y mucho más

Sharepoint gestor documental

Qué es y para qué sirve SharePoint



SharePoint: Gestor Documental y mucho más



Microsoft SharePoint es conocida por muchos como la herramienta de Microsoft para la gestión documental avanzada y el trabajo en equipo. Permite crear sitios web privados y seguros, internos y externos, donde almacenar, organizar, editar y compartir información, desde cualquier lugar y dispositivo. Pero SharePoint va más allá de ser una plataforma de gestión documental, es una herramienta integral de trabajo, perfecta para crear una Intranet corporativa, gracias a sus importantes ventajas:

Principales Ventajas de SharePoint



Sharepoint Intranet Ventajas
Fuente imagen: https://products.office.com/es-es/sharepoint


Interfaz sencilla e intuitiva y adaptada a todo tipo de dispositivos. SharePoint es fácil de usar y se accede desde cualquier equipo fijo (PC y Mac) y dispositivo móvil (tablets y smartphones).

Personalización con la imagen de la empresa: SharePoint permite personalizar el diseño de los sitios para que encajen con la identidad corporativa de la empresa: Logotipo, colores, tipografías, estilos…

Integración con todas las aplicaciones de Microsoft. Como está dentro de Office 365, se integra perfectamente con:

o Todo el paquete Office 365: Word, Excel, Access, Power Point…


o Azure, la nube de Microsoft y One Drive. Podemos sincronizar de tal forma que se pueda trabajar en local los documentos, subirlos y que se vayan sincronizando.


o Microsoft Teams, el software para los chats de grupo, que permite la comunicación en tiempo real dentro de SharePoint.


o Microsoft Power BI, herramienta de inteligencia de negocio que permite analizar en profundidad los datos de negocio para extraer información de valor que ayude en la toma de decisiones.


o PowerApps, para crear aplicaciones.


o Microsoft Flow, para crear flujos de trabajo personalizados, que mejoren y automaticen los procesos.



Plataforma colaborativa: SharePoint es una plataforma de colaboración y comunicación, que permite trabajar en equipo de forma efectiva, compartiendo todo tipo de documentos y tareas. Es un servicio basado en web, se actúa a través del navegador. Permite crear un site corporativo, Intranet, para trabajar todos los miembros de la empresa, que se puede organizar de distintas formas. Además, se pueden crear aplicaciones web para los distintos departamentos de la empresa y sites externos, extranets, para clientes y/o proveedores, que tengan que interactuar con la empresa a través de flujos de trabajo u otros mecanismos de colaboración.

Control de Versiones: SharePoint trabaja con bibliotecas de contenido, que son repositorios de información. Además de almacenar los documentos (facturas, albaranes, presupuestos, informes, presentaciones…) permite editarlos en línea, con las aplicaciones de Office 365: Word, Excel, Power Point… El programa guarda automáticamente los cambios y el registro del usuario. Los usuarios tienen distintos permisos: Sólo de lectura, de escritura (edición), etc. Gracias al historial de versiones, de cada documento podremos saber quién lo ha modificado y cuándo y recuperar antiguas versiones. Sharepoint aporta ese valor añadido de facilitar un histórico de datos y metadatos sobre los ficheros con los que trabajamos.

Alertas: También es muy interesante la funcionalidad de las alertas. SharePoint nos permite crear alertas cuando se modifique algún documento de la biblioteca y así el programa nos avisa cuando algún usuario lo esté modificando.

Motor de Búsqueda Enterprise Search: SharePoint incluye un motor de búsqueda muy potente: Enterprise Search y todos los resultados de las búsquedas aparecen organizados por sitios, archivos y contactos (usuarios).

Carga de Documentos: SharePoint puede conectarse a diversos orígenes de datos, lo que permite subir o cargar los documentos de varias formas:

  • Desde nuestro equipo o dispositivos de almacenamiento
  • A través del navegador
  • A través de la nube


Gran capacidad de almacenamiento: Dependerá, lógicamente, de la versión y el plan de licencias contratado, con estos máximos:

o Tamaño de Documentos: SharePoint permite almacenar documentos hasta 10 GB de tamaño.



o Bases de Datos: Con SharePoint Con Sharepoint Server podemos subir bases de datos de contenido hasta 4 TB.

 

o Listas: SharePoint permite crear una lista que contenga hasta 30 millones de elementos.

 

o Bibliotecas: SharePoint permite almacenar hasta 30 millones de archivos y carpetas en cada biblioteca.

 

o Colección de Sitios: >: SharePoint permite crear hasta 500.000 colecciones de sitios. Cada colección de sitios puede tener hasta 10.000 grupos y hasta dos millones de usuarios.

 

o Grupos: Cada grupo de SharePoint puede tener hasta 5000 usuarios y cada usuario a su vez puede pertenecer a 5000 grupos.

 

Versiones de SharePoint

  Sharepoint Server vs Online vs Foundation  
  • SharePoint Online:

 

Es un servicio basado en la nube de Microsoft, dentro de Office 365 online. Esto significa que no es necesario descargar e instalar el software, si no que accedemos al programa a través de Internet. Hay que estar suscrito a alguno de los planes de Microsoft Office 365, o bien suscribirse directamente a SharePoint online: Pincha en este enlace: Acceder a SharePoint Online

 
  • SharePoint Server:

 

Es la versión más completa e idónea para trabajar en local. Es una versión mucho más completa, porque ofrece funcionalidades adicionales y las últimas novedades de SharePoint que se denominan “modernas”: Páginas de sitio modernas (luego veremos lo que son), elementos web modernos, listas y bibliotecas modernas, búsqueda moderna, etc. Pero lo más importante son las integraciones con otras funcionalidades de Microsoft: PowerApps, para crear aplicaciones: Power BI, la herramienta de inteligencia de negocio de Microsoft y Microsoft Flow, para flujos de trabajo.

Este es el enlace para descargar SharePoint Server: Descargar

 
  • SharePoint Foundation:

   

Anteriormente llamado Windows SharePoint Services, es la herramienta gratuita para implementación local, solo disponible para SharePoint Server 2013. Permite crear muchos tipos de sitios de colaboración con páginas web, listas, calendarios y documentos.

 

Este es el enlace para descargar SharePoint Foundation 2013: Descargar

   
  • SharePoint Designer 2013:

 

Es la mejor herramienta para un desarrollo rápido de aplicaciones de SharePoint, para usuarios avanzados, desarrolladores y diseñadores web. Es un programa de diseño web y aplicaciones que permite crear y personalizar los sitios de SharePoint de forma ágil. Este es el enlace para descargar SharePoint Designer 2013: Descargar

o Toda la información anterior sobre las licencias procede de la web de soporte de Microsoft Office: https://support.office.com/es-es/sharepoint





Por qué SharePoint es la plataforma perfecta para crear tu Intranet



SharePoint es la herramienta perfecta para crear una Intranet corporativa, porque es la plataforma ideal donde compartir contenidos e ideas y fomentar la participación. Permite el desarrollo de portales internos y externos orientados a la colaboración, ya sean Intranets, para uso exclusivo de los miembros de la organización, o Extranets, para relación e intercambio de documentos con proveedores y/o clientes. Además, permite crear en segundos “sitios de comunicación”, para difundir mensajes o compartir noticias con otros miembros de la empresa, donde se pueden incluir todo tipo de herramientas de comunicación: Blogs, Wikis, Buzones… Y lo más importante, se pueden crear estos sitios sin necesidad de conocimientos técnicos, ni ayuda del departamento de IT.

En definitiva, SharePoint no es sólo una herramienta de gestión documental, sino una plataforma de colaboración y comunicación, sólida, flexible y escalable, perfecta para crear una Intranet Corporativa.



Next-Step Consultores somos expertos en SharePoint



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